Offre d'emploi
Assistant en gestion des documents et archives (emploi étudiant)
Statut de l'emploi: Partiel, Temporaire
Direction : Direction principale, affaires juridiques et secrétariat corporatif
L’Agence de mobilité durable de Montréal est une organisation paramunicipale qui innove pour une mobilité plus durable, en gérant les espaces qui lui sont confiés dans la bordure et dans les stationnements hors rue, par ses activités de surveillance de l'espace public sur le territoire montréalais et par une information améliorée à la collectivité. Elle met son expertise en mobilité durable au service de la Ville de Montréal afin d’améliorer la qualité de vie et d’appuyer la vitalité économique en facilitant le partage équitable de l'espace et l'accessibilité de la ville pour tous.
Conditions de travail :
Durée : Contrat jusqu’au 31 décembre 2025
Horaire : Deux (2) jours par semaine, du lundi au vendredi. L’horaire est de 9h à 17h.
Lieu : En modèle hybride. Le lieu de travail est au 2100 rue Drummond, 5e étage, Montréal (Québec), H3G 1X1
Taux horaire : 20,86$ à 26,25$
Ton mandat :
La Direction principale, Affaires juridiques et secrétariat corporatif (DPAJSC), a notamment pour mission de fournir aux instances de l’Agence le support requis pour assurer la protection des droits de l’Agence sur toutes matières légales.
Relevant de la directrice principale des affaires juridiques et secrétariat corporatif, l’étudiant-e en gestion des documents et des archives aura l’occasion de développer ses compétences en effectuant différentes tâches de nature technique et en participant à l’implantation d’un projet de gestion documentaire. Ainsi, l’étudiant-e assistera l’équipe lors de l’analyse en gestion des documents et archives et en procédant notamment au déclassement et à l’élagage des documents papier par l’application du calendrier de conservation, en plus de participer à l’élaboration du nouveau calendrier de conservation.
Tes principales responsabilités sont :
- Collaborer avec l’équipe de la direction principale des affaires juridiques et secrétariat corporatif pour le traitement et la destruction des documents administratifs;
- Faire l’analyse, l’inventaire, le déclassement et la préparation physique à la destruction ou à l’archivage des documents;
- Appliquer le calendrier de conservation;
- Procéder au déclassement des documents dans le logiciel de gestion documentaire (Interface File Maker Pro);
- Participer à l’élaboration du nouveau calendrier de conservation;
- Effectuer toutes autres tâches connexes en soutien à l’analyste en gestion des documents et archives.
Ton profil :
- Avoir complété au minimum une année d’études en techniques de la documentation et gestion de l’information ou être en cours d’obtention d’un certificat en gestion de l’information et des archives ou en archivistique;
- Avoir une bonne connaissance de la Suite Office;
- Avoir une connaissance d’une ou de plusieurs bases de données documentaires (un atout);
- Avoir une connaissance des lois régissant la gestion des documents et des archives (un atout);
- Avoir un bon sens de l’organisation;
- Avoir une excellente maitrise du français, autant à l’oral qu’à l’écrit, ainsi que
- Démontrer une bonne capacité d’analyse et un sens aiguisé de la minutie;
- Démontrer de bonnes aptitudes en communication interpersonnelle ainsi qu’en travail d’équipe;
- Faire preuve de discrétion et avoir un grand respect de la confidentialité;
- Faire preuve de rigueur et d’autonomie, ainsi que d’un bon sens de l’initiative;
- Être apte à manipuler des boites (pouvant être assez lourdes);
- Démontrer une grande motivation et un désir d’apprendre!
Tu te reconnais ? Alors nous sommes prêt-e-s à t’accueillir chaleureusement!
Pour être admissible à l'emploi, il est obligatoire de joindre à ta candidature:
- une copie de ton dernier relevé de notes
- Une preuve d’inscription au trimestre d’hiver 2025
- Programmes mobilité (250 $ /an) et mieux-être (250 $ /an)
- Une première expérience enrichissante liée à ton domaine d’étude;
- Contribuer à améliorer la qualité de vie des montréalais à travers de grands enjeux d’aménagement urbain, de mobilité et de transport;
- Participer à la réduction des GES liés aux déplacements;
- Travailler dans un environnement dynamique et stimulant.